Já imaginou formas de economizar dinheiro na sua empresa e ainda auxiliar os seus colaboradores? Então você precisa conhecer os benefícios do paperless!
De acordo com um estudo da Gartner, aproximadamente 3% do faturamento de uma empresa é destinado a papel, impressão, armazenamento e manutenção de documentos.
Ou seja, é uma fatia muito grande dos ganhos gasta em insumos que podem tranquilamente ser eliminados.
Assim, o paperless é um método que procura reduzir o uso de papel como uso da tecnologia e meios mais sustentáveis. Além, claro, de eliminar os papéis do dia a dia dos colaboradores.
Por isso, além dos pontos que auxiliam as empresas, ele também tem grandes vantagens para os seus colaboradores, fazendo com que os processos fiquem ainda mais alinhados e produtivos.
Assim, selecionamos alguns fatores relacionados ao assunto que você precisa ter em mente:
1. Investimento
Quando falamos de gastos desnecessários dentro dos negócios, os empresários pensam duas vezes antes de colocá-los como prioridade. Até porque nós sabemos que, principalmente para as pequenas empresas, o início costuma ser bem complicado em relação a receitas e custos.
Dessa maneira, pensar em alternativas que melhoram os resultados é essencial para todos, desde o CEO até a equipe.
Sendo assim, o paperless ajudará nesse ponto, já que há economia na compra de papéis e insumos relacionados. Assim, você pode criar um ambiente de trabalho melhor para os seus funcionários, direcionando investimentos para equipamentos que permitam novas rotinas de trabalho.
2. Organização
A estratégia do paperless também contribui bastante com a organização da sua equipe. Porque é possível elencar os principais documentos, separá-los em categorias e ordenar do jeito que fizer mais sentido para a rotina deles.
Tudo estará em um só local, sem gavetas ou pastas recheadas de papéis desorganizados, facilitando ainda mais o dia a dia dos colaboradores. Um ambiente físico organizado é sempre mais produtivo.
3. Produtividade
Falando em organização, não podemos deixar de lado um fator principal: a produtividade. Aumentar a produtividade é um desejo de toda a organização e de colaboradores, gestores e líderes.
Com uma equipe mais produtiva, a empresa consegue dedicar mais tempo para desenvolver o seu produto, contribuir para um serviço de qualidade e até ter mais momentos de integração.
Além disso, não perdem horas procurando por informações ou desenvolvendo relatórios, já que terão uma gestão de tempo mais equilibrada e inteligente com a digitalização dos documentos.
4. Segurança
Com essa transformação, é possível também garantir um ambiente mais seguro para os seus colaboradores.
Visto que eles terão todas as informações protegidas dentro do sistema, sem ter que se preocupar com cenários mais instáveis, como eventos climáticos que podem estragar os documentos ou até com o compartilhamento de informações para pessoas de outros setores ou espaços geográficos.
Este último ponto refere-se à acessibilidade de consultar de qualquer lugar do mundo os materiais disponíveis no arquivo da sua empresa.
Mas é importante deixar claro que esse acesso é cedido apenas para os colaboradores que você desejar e por um mecanismo bastante confiável.
Por esses e outros motivos, se você ainda não tem uma gestão de documentos inteligentes dentro do seu negócio, é importante começar a pensar em implementar as estratégias certas. Certamente seus colaboradores vão adorar.
E, conhecendo os benefícios do paperless, fica mais fácil incluí-lo nos seus planejamentos. Quer saber mais? Confira os conteúdos da Myndware em um blog feito para você!