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Paperless: conheça este conceito

Você já ouviu falar do paperless? Essa ideia tem tomado espaço e ganhando popularidade no mundo dos negócios!


Para quem não conhece, o paperless é um movimento que procura uma gestão mais eficiente para os negócios com a redução dos custos com métodos mais sustentáveis. E tudo isso ocorre por meio da contenção do uso de papel no dia a dia dos escritórios.


Sim, o objetivo é acabar totalmente com o uso do papel, mas, como essa é ainda uma realidade difícil de alcançar para algumas empresas, o ideal é reduzir o consumo ao máximo, trocando-o pelos meios digitais.


Esse é o caminho da evolução na transformação digital com o uso consciente e uma organização inteligente.


O surgimento do paperless


Assim, contextualizando para você, a ideia do paperless nasceu em 1970, quando as pessoas idealizam um mundo sem papel.


Porém, a era do paperless se tornou mais concreta depois dos anos 2000, quando se tornaram realidade várias soluções tecnológicas para a substituição dos arquivos físicos. Até porque, imagine os benefícios de um ambiente organizacional sem acúmulos de documentos, facilitando ainda mais a organização, catalogação e segurança.


Pois bem, ao adotar essa prática, tenha a certeza de que a sua empresa terá menos gastos e diminuição de tempo em processos burocráticos para investir na melhoria da sua equipe, por exemplo.


Descubra como adotar o paperless


Como você já conheceu os benefícios do paperless, vamos mostrar as principais práticas para aplicar esse método:


1. Limpar o arquivo


O primeiro passo para iniciar a sua organização é revisar os seus documentos, já que muitas vezes esses materiais estão parados a muito tempo em gavetas ou até esquecidos. Assim, confira todos que ainda são válidos e necessários para sua empresa ou organização.


2. Catalogar e definir níveis de importância


Após isso, é muito interessante que você catalogue os seus materiais e defina níveis de importância para cada grupo, instruindo a equipe responsável sobre como funcionará o processo de indexação. Assim, você pode separá-los por setores ou histórico, por exemplo.


3. Digitalizar os documentos


Por último, o passo mais importante é digitalizar todos esses documentos. Para assim, subir em um ambiente chamado de nuvem digital, ou seja, anexar em um ambiente online. Este espaço será responsável por armazenar tudo de forma prática, funcionando de forma mais inteligente do que os processos manuais.


Inclusive, se você ainda não está acostumado com isso, escolhendo uma boa plataforma, poderá ter a certeza de que tudo estará seguro em um local confiável para guardar os dados mais relevantes da sua empresa.


4. Criar documentos inteligentes


Aqui a melhor parte. A partir de agora, seu escritório ou empresa é paperless. Todo o arquivo foi digitalizado, e os documentos novos serão todos digitais e inteligentes. Como um software usando inteligência artificial, eles são catalogados com lógica e recuperados de forma simplificada. Assim, toda e qualquer informação é facilmente acessada pelos colaboradores, e a gestão de documentos e contratos se torna mais ágil e eficiente.


Com o nível de segurança adequado, não haverá mais perdas de documentos. E todas essas informações são protegidas pela Lei Geral de Proteção de Dados para a manutenção da transparência no uso de dados de pessoas físicas. E sua empresa precisa estar em conformidade.


Para isso, foram desenvolvidas soluções especializadas na gestão de documentos inteligentes, que são sistema de tecnologia de ponta para a implementação das estratégias de paperless.


Quer saber mais sobre esse mundo e aplicar o método paperless na sua empresa? Fale com os especialistas da Myndware.


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