Você já ouviu falar da gestão de documentos inteligentes? Essa é uma boa alternativa para quem deseja acabar com os arquivos amontoados e dar um up na organização!
Nós sabemos que a organização de documentos é um problema para empresas de todos os portes. Isso acontece porque, com o passar dos meses ou anos, elas acabam acumulando muitos papéis e deixando de lado a boa distribuição deles.
Por isso, desenvolvemos uma seleção de informações importantes para você ficar por dentro da gestão inteligente de documentos e, quem sabe, até implementá-la na sua empresa.
O que é a gestão de documentos inteligente?
Já pensou em organizar todos os documentos da sua empresa em um só local, sem medo de perdê-los e sempre encontrá-los facilmente? Isso é o que chamamos de gestão inteligente de documentos!
Você já conhece a importância dos documentos de um negócio, como alvarás, comprovantes e autorizações. Eles são o cerne e a identificação de que o negócio está seguindo obrigações legais.
Por isso, a compilação deles tem o objetivo de unir tecnologia e toda a papelada em um só local, colocando-os em uma nuvem. Esse espaço digital será responsável por organizar tudo do jeito que você sempre desejou para facilitar — e muito! — no dia a dia da empresa.
Mas não é só armazenamento. Com tecnologias de leitura e inteligência artificial, o sistema de gestão de documentos inteligentes viabiliza toda a administração dos registros do seu negócio, economizando tempo e dinheiro, além de evitar problemas burocráticos.
Quer conhecer os benefícios? Confira o próximo ponto!
Conheça os benefícios da gestão inteligente de documentos
1. Nada de entulhos, escolha o digital
Pode esquecer as milhares de gavetas cheias de papéis! Agora, você pode contar com um local exclusivo e seguro para todos os seus documentos, já que ele funciona sob demanda. Ou seja, escolherá o espaço na nuvem de acordo com a sua necessidade. Além disso, não terá problemas para acessá-los. Você pode conferir e alterar do lugar que desejar.
2. Segurança garantida
Para quem não está acostumado com o mundo digital, pode ficar bem receoso para confiar em armazenar esses documentos tão importantes, não é? Pois bem, existem algumas ferramentas que trazem essas inseguranças, mas os softwares estão bem atualizados e com menos riscos, fazendo um bom uso das novas tecnologias. Segurança digital é um dos pilares dos documentos inteligentes.
Mostraremos a solução perfeita no final deste artigo!
3. Organização
Além do armazenamento, a gestão inteligente também qualifica os seus documentos, procurando separá-los por ordem de importância, por exemplo. Mas esse é apenas um critério, muitos outros são estabelecidos para organizar os registros. Assim, você poderá adicionar informações para segmentá-los, compartilhar com outras pessoas e centralizar e controlar todo o processo facilmente.
4. Economia a todo instante
Nós sempre estamos procurando maneiras de diminuir os custos dos processos dentro das empresas, não é? A gestão inteligente te mostra como é possível transformar simples ações em atitudes muito mais práticas e baratas. Com ela, você poderá economizar com impressões e espaços físicos, com um método totalmente eletrônico e preços acessíveis.
Saiba como implementar a gestão de documentos inteligentes na sua empresa
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